Die beiden Wege zur digitalen Buchhaltung
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, eine digitale Buchhaltung zu erstellen. Die erste Möglichkeit besteht darin, eine Software zu verwenden, die den gesamten Geschäftsprozess abbildet. Diese Art von Software wird auch als ERP-Systeme bezeichnet. Beispiele für solche Systeme sind bexio, KLARA, Accounto, Abaninja, Sage Start, Sage 50, Sage 200, DATEV oder BMD. Die andere Möglichkeit besteht darin, eine Software zu nutzen, die bereits abgewickelte Geschäftsvorfälle im Nachhinein verbucht. Diese Art der Buchhaltung wird als vereinnahmte Buchhaltung bezeichnet. Hier kommt die lernfähige Schnittstelle contofox ins Spiel, die in Kombination mit ERP-Systemen wie Sage 50, Sage 200, Banana, Abacus, ShakeHands, DATEV oder BMD eingesetzt werden kann.
Die Vorteile von contofox
Eine der Hauptvorteile von contofox besteht darin, dass der Unternehmer seine gewohnten Geschäftsprozesse und Systeme beibehalten kann. Die Buchhaltung wird dabei in Sekundenschnelle von einem Buchhalter, Treuhänder oder Steuerberater erstellt. Diese Fachleute können weiterhin mit ihrer vertrauten Software arbeiten, die ihnen bestens bekannt ist und mit der sie produktiv sind. Dank der digitalen Lernfähigkeit von contofox werden ab der zweiten und dritten Periode fast alle Bankbewegungen automatisch verbucht, sodass keine manuellen Eingriffe mehr erforderlich sind. Der Buchhalter, Treuhänder oder Steuerberater benötigt lediglich digitale Bankkontoauszüge im Format camt053 oder MT940 mit Details, um sie zu verarbeiten. Dadurch spart er Zeit und kann bereits kurze Zeit nach Quartalsende beratend für den Kunden tätig werden.
Die Vorteile eines ERP-Systems
Ein ERP-System bietet den Vorteil, dass der gesamte Geschäftsprozess automatisch zu Buchungen führt, die als Ergebnis der abgewickelten Geschäfte im System entstehen. Dadurch wird eine nahtlose Buchhaltung gewährleistet.
Die Herausforderungen eines ERP-Systems
Allerdings gibt es auch einige Nachteile, die mit der Verwendung von ERP-Systemen einhergehen. Zum einen muss der Unternehmer seinen gesamten Geschäftsprozess neu auf dem ERP-System gestalten. Dies erfordert Zeit und Anpassungen. Zudem sind ERP-Systeme, einschliesslich bexio, KLARA, Abaninja usw., äusserst komplex. Um eine korrekte digitale Buchung zu gewährleisten, ist ein tiefgreifendes Verständnis des ERP-Systems erforderlich. Der Prozess von der Offerte über den Auftrag bis hin zur Rechnung und Verbuchung muss präzise verstanden und eingeben werden. Dies erfordert in der Regel die Expertise eines Fachspezialisten und ist für einen KMU-Unternehmer eine komplexe Aufgabe.
ERP-System oder contofox?
Die digitale Buchhaltung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren möchten. Die Wahl zwischen contofox und einem ERP-System hängt von den individuellen Anforderungen und Präferenzen des Unternehmens ab. Während contofox die bestehenden Geschäftsprozesse und Systeme des Unternehmers beibehält und eine effiziente Buchhaltung ermöglicht, erfordert ein ERP-System eine Neugestaltung des Geschäftsprozesses und ein tiefes Verständnis der komplexen Software.